提高效率 富士施乐推进无纸化办公进程

运用现代信息技术实现无纸化办公,已成为国家关注的重点。这带动了政府部门、各行各业均大力推行办公无纸化,积极采用OA企业管理系统、资料电子化管理等有效措施,以保护自然环境、提高办公效率、节约办公成本等。如财政部将在会计从业资格考试中实施无纸化、海关总署宣布到2015年,全国海关将对全部进出口货物实行通关作业无纸化。而在实现无纸化办公中,无论是对政府部门还是对其他行业用户来说,最头疼的是大量的纸质文件资料、以及不同格式的电子文档如何进行统一管理呢?同时,如何借助无纸化办公真正简化工作环节,实现办公效率的最大化呢?


以酒店这一行业为例。2012年,很多酒店如广州香格里拉大酒店等都纷纷实现了酒店客房预订系统无纸化,更大化地推行低碳服务。


酒店行业大量的文件资料来源于房间预订,这些订单来自网络、电子邮件、传真、前台办理等多种渠道,这就会造成记录文件的格式不统一,难以以统一的格式归档;同时,由于订单处理流程具有多样性,处理过程繁杂,所有酒店销售人员的订单都混在一起,这就会出现错拿、漏拿、甚至是丢失的现象。大量的纸质订单的存在还会造成纸张的浪费、更需要办公空间进行存档。


富士施乐Docuworks解决方案则搭建了纸张与数字文件的桥梁,使两者进行无缝合并。


酒店预订人员可将电子预订文件与扫描的纸质资料转换为统一的Docuworks格式。在DocuWorks更人性化的文档管理界面中,可直观显示所有文档。这时,电脑如同一个办公桌,在这个“电子办公桌”上,摆放着格式各异的电子文档,预订人员可以像处理纸质文件一样,随心所欲地进行合并、拆分、编辑、批注、查找、盖章、打印及发送邮件等。预订人员还可以对同一客户的订单进行合并,或是进行订单修改,处理完成后,无须打印即可一键回复传真发送给客人进行确认,客人确认回传的订单将根据时间进行自动归档。


销售订单全部电子化归档后,存放在文档服务器中,节省了办公空间,也避免了每份订单打印多份进行流转存档所造成的纸张及耗材的浪费。以广州香格里拉大酒店为例,其酒店704间客房,启用无纸化系统后,仅在客房预订方面每年就可节约至少17万张纸。


富士施乐Docuworks解决方案的应用,还可以连通各个部门的工作,优化工作流程,提高企业运行的效率。像酒店的预订部、前台、财务部等部门可随时通过电脑直接查询预订信息、进行房间分配、以及付款确认等工作。如果使用配套的智能查询软件,只需输入检索条件:如客户名称、日期等,即可轻松查询,这极大的方便财务部的审计,避免了纸质订单查找的繁琐,使得整个工作流程变得更加顺畅与高效。


随着网络的快速发展以及平板电脑的诞生,企业无纸化会议、餐饮行业无纸化点餐、酒店无纸化预订系统等应用必将逐渐普及起来,这无疑会进一步推动无纸化办公的进程。在这一进程中,富士施乐始终扮演着重要的角色,作为有效推进无纸化办公的Docuworks解决方案,更是无纸化办公必不可少的工具。

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